Si vous ouvrez votre CRM et que vous ouvrez des deals en stage, négociation, sans activité depuis 3 mois, vous pouvez être sûr que le deal est mort. Des deals comme ça dans votre CRM, il y en a plein. Il faut les réactiver ou les sortir du pipeline. Mais en tout cas, il ne faut pas les laisser vivoter (j’adore ce mot !). Il faut statuer maintenant. C’est important pour pleins de raison, et notamment pour les prévisions de pipeline. (en plus votre directeur commercial vous remerciera)
Ptit résumé trop cool
| Composant | Recommandation |
|---|---|
| Définition de l’activité | Interaction prospect uniquement (reçu, tenu, connecté) |
| Seuils | Par étape, écrits, partagés |
| Niveau 1 | Tâche au propriétaire au seuil « suspect » |
| Niveau 2 | Trois boutons : relancer, veille, perdu ; vue manager |
| Niveau 3 | Veille automatique après 7 jours sans décision, jamais « perdu » |
| Règle | Zéro deal sans prochaine étape datée |
| Effet | -25 à -40 % de pipeline au premier passage, prévisions crédibles |
que vous êtes déjà demandé pourquoi les deals morts restent ouverts ?
Me tromper, mais je pense qu’un deal reste ouvert pour des raisons très humaines :
- L’espoir. Le prospect a dit « on revient vers vous », et clôturer le deal, c’est admettre que non.
- La prévision. Fermer trois deals la semaine avant la revue, ça fait une mauvaise réunion.
- L’absence de règle. Si rien ne définit quand un deal est mort, il ne l’est jamais.
- Le coût de la clôture. Trouver la raison de perte, remplir trois champs, justifier : c’est plus long que de ne rien faire.
Pour ceux qui l’ont lu , Matthew Dixon et Ted McKenna, dans The JOLT Effect, ont montré à partir de 2,5 millions de conversations commerciales 40 à 60 % des deals perdus le sont par indécision du client, pas face à un concurrent. Ce sont précisément ces deals qui ne se ferment jamais franchement. Prospect joue ni oui ni non, et si vous jouez avec lui, votre deal restera dans le pipeline pendant des années.
Un pipeline où les deals ne meurent jamais est un pipeline non fiable.
Définir « mort » : les seuils par étape
La première chose à faire n’est pas technique. C’est de décider, par étape, du délai au-delà duquel un deal sans activité est suspect. Ces valeurs sont des moyennes utilisées par plusieurs boites américaines avec qui j’ai travaillé.
| Étape | Activité attendue | Suspect après | Mort après |
|---|---|---|---|
| Qualification | Un échange (email répondu, appel) | 10 jours | 21 jours |
| Découverte | Réunion tenue ou planifiée | 14 jours | 30 jours |
| Proposition | Retour du prospect sur la proposition | 14 jours | 30 jours |
| Négociation | Échange sur les termes | 10 jours | 21 jours |
| Signature en attente | Signature | 7 jours | 14 jours |
Adaptez à votre cycle : doublez pour des cycles de six mois, divisez pour du transactionnel. L’important est que les seuils existent, soient écrits, et soient les mêmes pour tout le monde.
Attention aussi, un deal mort peut être réactivé plus tard, rien n’est définitif. Il faut surtout partir principe : tout ce qui est dans le pipeline doit avoir de une activité commerciale récurrente.
5 signaux de deal mort (je vous laisse adapté vous êtes meiolleurs que moi :)
- La date de clôture glisse. Repoussée deux fois ou plus, c’est un deal qu’on n’ose pas fermer. Un compteur
nb_reports_date_cloture(incrémenté par workflow à chaque modification) rend ça visible. - Pas de prochaine étape renseignée. Un deal actif a toujours une action suivante datée. Un deal sans
hs_next_stepn’a pas de plan. - Aucun contact « décideur » associé. Le deal avance avec un seul interlocuteur, souvent junior, depuis le début.
- Le prospect a cessé d’ouvrir vos emails. Si votre outil trace les ouvertures, une chute à zéro après une période d’engagement est un signal net.
- La probabilité et l’étape ne correspondent pas. Un deal en négociation avec un score de qualification à 2 sur 6 est mal placé.
Le workflow d’hygiène, en trois niveaux
Le principe est ultra simple : le système ne ferme rien seul, un deal est trop important. Par contre il rend le silence impossible : il force de sales à statuer !
Niveau 1 : un simple rappel (seuil « suspect »)
Un workflow HubSpot (vous pouvez faire pareil dans les autres CRM) quotidien liste les deals ouverts dont la dernière activité prospect dépasse le seuil de l’étape. Pour chacun, une tâche au commercial assigné : « Acme, 34 k€, proposition envoyée, sans retour depuis 15 jours. Prochaine action ? ».
Niveau 2 : la décision forcée (seuil « mort »)
Passé le second seuil, le deal apparaît dans une vue « À trancher » partagée avec le manager (pour bien la pression commerciale, hahaha), et le propriétaire reçoit un message avec trois boutons :
⚠️ Acme · 34 k€ · proposition envoyée, · 31 jours sans activité prospect
Date de clôture reportée 4 fois. Pas de prochaine étape.
[Relancer maintenant] [Mettre en veille 90 j] [Clôturer perdu]- Relancer : crée la tâche et remet le compteur à zéro, une seule fois. Au deuxième cycle, le bouton disparaît.
- Mettre en veille : déplace le deal dans une étape « En veille » hors prévision, avec une date de réveil. Il réintègre le circuit de réactivation le moment venu.
- Clôturer perdu : ouvre un formulaire de raison de perte à un seul champ obligatoire (liste fermée). Pas plus.
Niveau 3 : la clôture automatique (rare, mais dissuasive)
Si aucune décision n’est prise sous 7 jours après le niveau 2, le deal est automatiquement passé « En veille » (jamais « perdu » : la machine ne décide pas de l’issue commerciale). Le manager en est informé. En pratique, ce niveau ne devrait presque jamais se déclencher. Le niveau 2 devrait suffir, parce que les commerciaux préfèrent décider eux-mêmes pour leur affaires.
Une règle simple à mettre en place « zéro deal sans prochaine étape »
Les commerciaux ont la seule habitude de mettre en next step « recontacter » ou quelque chose de tout aussi général. Il faut absolument bannir cette manière de faire. Évidemment, c’est plus difficile à faire qu’à dire, et c’est là que l’IA peut vraiment apporter son soutien en commercial. C’est par exemple l’IA qui va choisir la next step et même rédiger un brouillon de message ou de script d’appel.
un workflow HubSpot vérifie, à chaque changement d’étape et chaque semaine, que hs_next_step est renseigné et que sa date est dans le futur.
Sur les pipelines que j’ai assainis avec ce type de système, le premier passage retire entre 25 et 40 % du montant du pipeline. C’est brutal, et c’est une bonne nouvelle : la prévision devient enfin crédible, et la conversation change de « pourquoi le pipeline ne se convertit pas » à « comment on génère plus de pipeline ». Ce deuxième problème a des solutions : signaux d’affaires, visiteurs du site, réactivation.
Ensuite, en régime de croisière, le taux de gain affiché monte (mécaniquement, puisque le dénominateur est plus juste) et la précision de la prévision à 30
C’est un chantier de trois jours max, entièrement dans CRM, sans outil supplémentaire si vous avez Hubspot, contactez- moi si vous avez besoin d’aide:)